Le règlement - Hendaye

PREAMBULE :

Principe général

Dans une démarche de participation citoyenne, la mise en place d’un Budget Participatif vise à permettre aux citoyens de s’impliquer concrètement dans l’affectation d’une partie du budget d’investissement de la Commune d’Hendaye.
Le Budget Participatif confère ainsi un droit de décision et des moyens inédits aux habitants sur le thème : « vous décidez, nous réalisons ». Le Conseil Municipal d’Hendaye a décidé lors de sa séance du 16 décembre 2020 la mise en place d’un Budget participatif pour les années 2021/2022 et en a approuvé le présent règlement.
Les citoyens seront ainsi invités à proposer, de manière individuelle ou collective, des projets d’intérêt général puis à choisir parmi ceux-ci ceux qu’ils souhaitent de manière majoritaire voir réaliser.

Calendrier prévisionnel

Les durées de chacune des étapes de ce budget participatif et le calendrier prévisionnel afférent indiqués dans les articles qui suivent pourront être modifiés afin de tenir compte notamment des éventuelles contraintes liées à la crise sanitaire de la COVID-19 ainsi que d’ajustements rendus nécessaires pour un bon déroulement de ce nouveau dispositif.

ARTICLE 1 : OBJECTIFS DU BUDGET PARTICIPATIF HENDAYAIS

Les objectifs de ce premier budget participatif hendayais sont de :

favoriser la participation citoyenne et la cohésion sociale par un engagement citoyen concret
améliorer l’efficacité de l’action publique en permettant aux hendayais de proposer des projets qui répondent à leurs besoins
rendre l’action publique plus lisible en permettant aux habitants de mieux comprendre le fonctionnement de leur ville
renforcer les liens entre les la population hendayaise et l’institution municipale
œuvrer au bien-vivre ensemble et agir dans l’intérêt général.

ARTICLE 2 : QUEL TERRITOIRE EST CONCERNÉ ?

Le Budget Participatif ne concerne que le seul territoire de la commune d’Hendaye, son domaine public, son domaine privé ou les équipements municipaux.
Les projets présentés pourront concerner un bâtiment, un site, un équipement, une rue, un quartier ou l’ensemble de la Commune d’Hendaye.

ARTICLE 3 : QUEL MONTANT EST AFFECTÉ AU BUDGET PARTICIPATIF HENDAYAIS ?

Le montant maximum alloué au Budget Participatif 2021/2022 s’élève à 200.000 euros. Ce budget fera partie intégrante des dépenses d’investissement de la Ville d’Hendaye, en 2021.

Il sera réparti sur les projets lauréats dans la limite de ce montant avec pour seuil maximal alloué à un seul projet la somme de 50.000 €.
La répartition s’effectuera selon les modalités décrites dans l’Article 7, étape 8, ci-après.
Jusqu’à 50.000 €, les projets seront aidés à hauteur de 100 % du coût total TTC.

ARTICLE 4 : QUI PEUT DÉPOSER UN PROJET ?

Les projets peuvent être émis par :

Une personne physique : tout citoyen*, à partir de 9 ans (de 9 à 15 ans, les enfants devront toutefois être parrainés par un adulte)
Un collectif* : regroupement sans statut de personnes physiques (groupe d’habitants, voisins, familles…).
Une personne morale* à l’exception des entreprises (associations, structures à caractères non lucratif…).

Les regroupements d’idées entre habitants sont encouragés.
Chaque collectif, chaque personne morale devra désigner son « ambassadeur » qui sera son représentant unique pour toute la suite du dispositif.

* Les citoyens et « ambassadeurs » de collectifs et personnes morales doivent obligatoirement être hendayais ou pouvoir justifier d’une attache avec Hendaye.

Ne peuvent être porteurs de projet, ni parrainer :

les élus du Conseil municipal et leurs descendants ou ascendants
les membres du Comité de suivi.

ARTICLE 5 : QUELS SONT LES CRITÈRES DE RECEVABILITÉ ?

Un projet est recevable s’il remplit les critères suivants :

Avoir une utilité publique et être d’intérêt collectif.
Etre localisé sur un terrain ou un bâtiment appartenant à la commune ou sous sa compétence
Relever, dans le cadre d’une ville inclusive, d’un des domaines suivants :

Développement durable et lutte contre changement climatique (Réduction des pollutions, Economies d’eau et d’énergie, Mobilité, Production et consommation différentes, Protection de la nature et biodiversité, Citoyenneté et civisme, Solidarité et coopérations, Economie sociale et solidaire, Aménagement de l’espace public et cadre de vie…)
Loisirs
Sports
Education
Culture
Patrimoine

Être suffisamment précis pour être étudié juridiquement et techniquement par les services de la Ville.
Etre un nouveau projet qui n’est ni à l’étude, ni en cours d’exécution.
Le projet ne doit pas revêtir d’orientation commerciale, ni générer de bénéfices privés par son utilisation ou son usage, ni générer des situations de conflits d’intérêt. Dans l’hypothèse où la réalisation du projet retenu devait être externalisée par la Ville, le prestataire chargé de sa mise en œuvre ne pourra en aucun cas être le porteur de projet.
Etre techniquement et légalement réalisable.
Pouvant être démarré dans les 6 mois et finalisé dans les 18 mois suivant la proclamation des résultats.
Avoir un coût estimé en investissement* inférieur à 50.000 € (hors cofinancements possibles).
Générer le moins possible de coûts de fonctionnement (frais induits par la mise en œuvre du projet et liés à la pérennisation de son fonctionnement (électricité, entretien, maintenance…)

* Les dépenses d’investissement sont des dépenses dites durables (dont l’objet présente une durée de vie de plus d’un an) et qui viennent enrichir le patrimoine. Ces dépenses comprennent les coûts liés à l’acquisition et à la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation du projet (achat de matériel, travaux d’aménagement…).

ARTICLE 6 : COMPOSITION ET RÔLE DU COMITÉ DE SUIVI

Paritaire, le Comité de Suivi est composé de deux collèges :

10 représentants de la Ville d’Hendaye :

Le maire adjoint au Développement durable, Cadre de vie et Environnement, Citoyenneté et Agenda 2030
6 élus tirés au sort parmi les candidats membres de la majorité municipale
1 élu tiré au sort parmi les candidats membres de la minorité municipale
La responsable du service Communication
Le représentant du Cabinet du Maire

10 représentants des citoyens (10 habitants d’Hendaye) :

majeurs
tirés au sort parmi l’ensemble des candidatures reçues

Le Comité de Suivi, dont les membres seront tirés au sort entre le 15 février et le 21 mars 2021, sera associé lors des principales étapes du dispositif.
Garant de la transparence et de l’équité du dispositif, il est chargé de valider la recevabilité des projets, de suivre la mise en œuvre des projets retenus et d’évaluer cette première édition du budget participatif au fur et à mesure de son déroulement afin de proposer les améliorations/modifications à apporter aux éventuelles éditions ultérieures.

ARTICLE 7 : QUELLES SONT LES DIFFÉRENTES ÉTAPES DU BUDGET PARTICIPATIF 2021/2022 ?

Etape 1 : Information et communication sur le dispositif

Ce temps sera consacré à faire connaître le dispositif auprès de la population hendayaise. La Ville utilisera tous les moyens à sa disposition pour communiquer à ce sujet.

Etape 2 : Dépôt des projets

Considérant qu’une complémentarité pourra être légitimement proposée dans le cadre d’un appel à projet ultérieur, une personne physique, un collectif ou une personne morale ne peut déposer qu’un seul projet dans le cadre du budget participatif 2021/2022.
Pour être retenus, les projets devront être obligatoirement déposés entre le 15 février et le 21 mars 2021 à minuit via le formulaire prévu à cet effet :
• directement sur la page spécialement dédiée du site Internet de la Ville d’Hendaye
• ou sur papier à déposer ou envoyer (cachet de la poste faisant foi) à :
Mairie d’Hendaye – Service communication, Budget participatif – Place de la République – 64701 Hendaye cedex.

Etape 3 : Etude de recevabilité

Du 22 mars au 4 avril 2021, les services de la Ville d’Hendaye étudieront la recevabilité des dossiers déposés, selon les critères établis dans les articles 4 et 5 du présent règlement.
Le projet devra être établi sur le formulaire adéquat avec tous les champs suivants renseignés de manière claire et suffisante :

Nom, prénom, date de naissance et coordonnées du porteur de projet (personne physique ou « ambassadeur » du collectif ou de la personne morale) : adresse postale, numéro de téléphone et, si possible, adresse courriel
Nom du projet
Besoin auquel il répond (voir point 3 de l’article 5)
Ses objectifs
Description succincte
Localisation envisagée
Coûts détaillés et total estimés
Annexes éventuelles (photo de l’emplacement, exemple d’une réalisation semblable, croquis ou schéma, devis…)

Les porteurs de projet pourront être contactés afin de : préciser certains aspects du projet présenté, comprendre l’intention et qualifier la demande.
Si des projets présentaient des caractéristiques semblables, leur fusion serait alors étudiée en concertation avec les porteurs de projets.

Etape 4 : Validation par le Comité de Suivi

Entre le 28 juin et le 11 juillet 2021 (1 semaine), le Comité de Suivi sera chargé de valider la liste des projets pouvant passer à l’étape suivante.
Les dépositaires de projets non retenus seront informés des raisons de la non recevabilité de leur projet.

Etape 5 : Forum de présentation des projets

Samedi 2 octobre 2021 de 14h30 à 18h00, les porteurs de projets seront invités à présenter en un quart d’heure maximum leur projet (présentation pure en 5mn maxi puis éventuelles questions/réponses en 10mn maxi) au cours d’une après-midi de forum qui leur est réservée.
Si des projets se trouvent sur un même lieu ou traitent d’une même thématique, les porteurs de projets correspondants seront invités à échanger entre eux afin d’envisager un regroupement éventuel de leurs projets.
En cas d’impossibilité, les porteurs de projet pourront se faire représenter mais si le projet n’est pas représenté, il sera éliminé.

Etape 6 : Instruction des projets

Entre le 19 avril et le 27 juin 2021, les services de la Ville d’Hendaye réaliseront les études de faisabilité technique, juridique et financière des projets.
Pour chaque projet, une réponse sera apportée à partir de cette expertise.
Durant cette étape, les porteurs de projets pourront être contactés par les services afin de clarifier ensemble leur projet, le rendre plus concret et ainsi faciliter son analyse.
Des amendements ou des ajustements pourront être proposés afin d’adapter sensiblement les projets aux contraintes qui s’imposent à la collectivité.
Lors de cette phase d’instruction, il est possible qu’un projet considéré comme recevable lors de l’étape 2, soit estimé irrecevable suite à l’analyse de faisabilité.
Si, compte tenu du nombre de projets à instruire, cette phase d’analyse par les services de la Ville nécessite plus de temps que les 10 semaines prévues, les étapes suivantes pourront alors être retardées d’autant.

Entre le 28 juin et le 11 juillet 2021, le Comité de Suivi validera la liste définitive des projets qui seront soumis au vote.
Quelle que soit l’issue de l’analyse, les porteurs de projets en seront informés.

Etape 7 : Campagne des projets

Du 19 juillet au 30 septembre 2021, les projets validés par le Comité de Suivi seront mis en forme de manière strictement identique pour être portés à la connaissance et soumis au vote des hendayais.e.s.
Des supports de communication numérique et/ou papier seront créés afin de promouvoir chaque projet et ses spécificités. La Ville utilisera tous les moyens à sa disposition pour communiquer sur les projets soumis au vote.

Etape 8 : Le temps du vote

Du 1er octobre au 14 novembre 2021 à minuit, les projets seront soumis au vote des Hendayaises et hendayais : tout citoyen, âgé au minimum de 9 ans, résidant sur le territoire communal, y étudiant ou s’y acquittant d’impôts locaux.
Quel que soit le mode de scrutin utilisé, une personne ne peut voter au maximum que pour 3 projets différents. Chaque vote représente 1 point pour le projet choisi.
Une liste des projets (classés selon les points obtenus par chacun) est établie. Les projets sont retenus dans l’ordre décroissant de leur position sur la liste jusqu’à épuisement (mais sans dépassement) de l’enveloppe de 200.000 € cumulés.
En cas de projets ex-æquo, le Comité de Suivi départage les projets en fonction de leur niveau de contribution au développement durable et à la transition énergétique.
A l’issue de cette étape, les projets validés n’appartiendront plus à leur dépositaire. Ils seront un bien commun, et rendus anonymes afin de ne pouvoir en revendiquer la propriété intellectuelle.

NOTA : L’objectif étant d’utiliser au maximum l’enveloppe allouée de 200.000 €, à l’approche du plafond seuls les projets ne dépassant pas le plafond fixé seront retenus.
Par exemple, les 3 premiers projets représentent la somme de 160.000 €. Le 4ème projet est estimé à 50.000 €, le 5ème projet à 30.000 € et le 6ème projet à 10.000 €. La sélection finale retiendra les 3 premiers ainsi que le 5ème et le 6ème projet. Le 4ème projet sera exclu du fait de son coût engageant une dépense trop importante.

Etape 9 : Validation du Conseil municipal

Le principe général en droit administratif étant qu’une personne publique ne peut in fine se défaire de son pouvoir décisionnel, les projets désignés lauréats à l’issue du vote des citoyens seront soumis au Conseil Municipal lors de sa séance la plus proche pour validation et inscription au budget d’investissement de la Commune.

Etape 10 : Mise en œuvre

Les projets lauréats seront mis en œuvre par les services de la Ville si possible avant le 31 décembre et devront être terminés avant le 31 mai 2023.

ARTICLE 8 : MODALITÉS DE VOTE

Pour atteindre un public large et varié, différentes modalités de vote, sous format papier ou numérique, pourront être organisées :

en distanciel, par voie numérique ou courrier postal
en présentiel, sur des lieux fixes (Mairie, Bureau d’information jeunesse, Médiathèque…) ou de manière temporaire (marchés,…)

Chaque citoyen ne peut voter qu’une fois pour un maximum de 3 projets.

ARTICLE 9 : DÉPOUILLEMENT DES VOTES

Les votes seront dépouillés par le Comité de Suivi qui dressera en conséquence la liste des projets lauréats. Entre le 15 et le 30 novembre, la Ville d’Hendaye se chargera d’en communiquer les résultats aux porteurs de projets ainsi qu’aux hendayais.e.s.

ARTICLE 10 : MAÎTRISE D’OUVRAGE

La Ville d’Hendaye sera maître d’ouvrage et maître d’œuvre de ces projets.

ARTICLE 11 : ACCOMPAGNEMENT DU DISPOSITIF

Pour informer sur ce nouveau dispositif et permettre au plus grand nombre d’y participer, un plan de communication global à l’échelle du territoire communal sera mis en place. La Ville utilisera tous les moyens à sa disposition pour communiquer sur la démarche et sur les projets soumis au vote.
Une très grande transversalité entre les services municipaux sera nécessaire tout au long du processus et ils devront, dans leur programmation, intégrer la charge de travail liée à l’instruction des dossiers qui devra se faire dans une période contrainte en termes de délai.

La municipalité pourra également faire appel à des personnes en service civique notamment lors de la phase de lancement ainsi que durant la période de campagne des projets.

ARTICLE 12 : SUIVI ET EVALUATION DU DISPOSITIF

La coordination générale du Budget Participatif sera assurée par le Service Communication de la Ville d’Hendaye.
Les porteurs de projets pourront être associés au suivi des travaux et à leur inauguration et à témoigner de leur expérience.
L’évaluation continue opérée par le Comité de Suivi (voir article 6) confirmera la pertinence des outils mis à disposition, déterminera les réussites et améliorations à apporter afin de permettre la pérennisation du dispositif.

ARTICLE 13 : EXECUTION

Les services municipaux sous l’autorité de Monsieur le Directeur général des Services, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l’exécution du présent règlement.