Subventions municipales de la Ville d’Hendaye – Règlement d’attribution

Pour prendre rendez-vous : 05 59 48 23 29.

IMPORTANT

Tout dossier incomplet (pièces à joindre comprises) ne pourra être examiné.
Il sera retourné à l’association et mis en attente de la transmission des compléments d’informations nécessaires.

En raison de la mise en place du programme de référencement unique de mandatement, vous devez joindre impérativement un relevé d’identité bancaire actualisé des codes SWIFT et IBAN. Sans celui-ci, la subvention qui vous aura éventuellement été allouée, ne pourra vous être versée.

Principes d’attribution des subventions municipales

1- Principes de base

Une subvention municipale n’est pas un droit acquis pour une association. Elle est attribuée annuellement par la commune suivant des critères précis qui sont rappelés ci-après.
Chaque demande de subvention doit être formulée par le dépôt d’un dossier complet, fournissant très précisément les renseignements demandés.
Une subvention à une association ne peut prendre en compte que des dépenses de fonctionnement et non d’investissement, sauf demande spécifique.

2- Modalités d’application

Chaque demande de subvention sera traitée par la commission municipale compétente. Les propositions de subventions retenues par les commissions seront présentées en Bureau Municipal qui statuera. L’ensemble des subventions sera présenté pour décision au Conseil Municipal.

3 – Critères d’attribution

Une subvention relève d’un principe simple : s’agissant d’une redistribution de l’argent des contribuables, une subvention municipale ne peut être accordée qu’à des associations qui travaillent pour des œuvres apportant un réel développement à la vie de la cité.
Aucune subvention ne peut être accordée à des associations à but lucratif.

Le but d’une subvention est de venir en aide à une association pour l’exercice de sa responsabilité, et non pour permettre à cette dernière de faire fructifier, par des placements en banque, les sommes reçues. Il découle de cette orientation que chaque association se doit de réfléchir sur l’absolue nécessité de sa demande de subvention, sachant que cette dernière sera également appréciée en fonction de ce critère d’utilisation des fonds publics. En revanche, lorsque ces placements financiers ont pour but de constituer un fonds de réserve destiné à financer un projet d’investissement ou d’équipement, les propositions de l’association pourront être prises en compte, dès lors que le projet ou l’action envisagés sont précisément indiqués et justifiés par l’amélioration du fonctionnement de l’association ou le développement de ses activités (ex : mise en place d’un fonds de réserve destiné à l’achat ou au remplacement d’un minibus permettant ainsi de diminuer à terme les frais de déplacement de l’association).

Par ailleurs, le montant des subventions attribuées pour la réalisation d’actions événementielles ou de communication ne pourra pas dépasser un certain plafond qui sera déterminé dans le cadre de la préparation budgétaire. En particulier, la commune n’apportera, le cas échéant, son soutien financier que lorsqu’il s’agit d’événements exceptionnels organisés à l’occasion de dates marquantes ou d’anniversaires emblématiques.

Le montant de la subvention sera déterminé par une commission d’élus en fonction des critères d’information et d’analyse tangibles et quantifiables.

4 – Perception du montant de la subvention en eusko

Afin de participer activement à la réorientation de la richesse produite au Pays Basque vers les acteurs de ce territoire, La Ville d’HENDAYE entend encourager l’utilisation de l’eusko par ses créanciers qu’ils appartiennent au monde associatif, économique ou politique.
Il est donc possible aux associations qui en exprimeront le souhait, de percevoir le montant de leur subvention en euskos.

La procédure est la suivante :

• Sur la base du libre consentement et après avoir adhéré à l’association EUSKAL MONETA, l’association peut donner mandat à EUSKAL MONETA, d’encaisser en euros, le montant total ou une partie de la subvention qui lui aura été allouée par la Ville d’HENDAYE.
• Le mandat doit être formulé par écrit et l’original adressé au comptable public de la Com-mune. Celui-ci, après vérification du caractère libératoire du règlement, procédera au verse-ment, en euros, de la subvention, sur le compte de l’association EUSKAL MONETA.

EUSKAL MONETA créditera, en eusko, le compte de l’association du montant total ou une partie de la subvention accordée par la Ville.

Règlement d’attribution des subventions communales engageant les associations à porter les
Politiques publiques

RAPPEL DU CADRE LÉGISLATIF ET RÈGLEMENTAIRE

Vu l’article L1611-4 du Code Général des collectivités territoriales,

Vu l’article 13 de la loi du 6 février 1992 relative à l’administration territoriale de la République,

Vu l’article 81 de la loi du 29 janvier 1993 relative à la transparence des procédures publiques et à la prévention de la corruption et son décret d’application n° 2001-379 du 30 avril 2001,

Vu l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations,

Définition : « La subvention publique caractérise la situation dans laquelle la collectivité apporte un concours financier à une action initiée et menée par une personne publique, ou privée, poursuivant des objectifs propres auxquels l’administration y trouve intérêt, apporte soutien et aide ».

ARTICLE 1 : Champ d’application

La commune d’HENDAYE s’est engagée dans une démarche de transparence vis-à-vis des associations bénéficiaires de subventions.

Le présent règlement s’applique à l’ensemble des subventions versées aux associations par la commune d’HENDAYE ;

Il définit les conditions générales d’attribution et les modalités de paiement des subventions communales sauf dispositions particulières contraires prévues explicitement dans la délibération attributive.

Toute association sollicitant une subvention est tenue de respecter la procédure mise en place par la collectivité territoriale, via le service affaires financières pour ce qui concerne la Ville d’HENDAYE, délai, documents à remplir et à retourner.

Le respect de cette démarche facilitera le déroulement du traitement de chaque demande et de sa prise en compte par les élus de la commune.

Types de demande :

Les associations éligibles peuvent formuler deux types de demande :

• Une subvention de fonctionnement :
  Cette subvention est une aide financière de la commune à l’exercice de l’activité ou des activités courantes de l’association. Le montant est variable selon les critères d’attribution.
• Une subvention dite exceptionnelle ou événementielle :
  Cette subvention peut être demandée pour la réalisation d’une activité spécifique ou pour une opération particulière. Celle-ci ne sera versée qu’après la réalisation de l’action concernée et sur présentation de justificatifs (photos, rapport d’activité, etc) et après accord du conseil municipal.

ARTICLE 2 :  Critères de choix

Le montant de la subvention sera déterminé par une commission d’élus en fonction des critères d’information et d’analyse tangibles et quantifiables.

Pour toutes les demandes de subvention, seront pris en considération :

• Montant demandé
• Résultats annuels de l’association
• Intérêt public local
• Rayonnement de l’association
• Respect du droit fondamental à l’égalité des femmes et des hommes
• Implication active au développement durable
• Actions en faveur de la prévention des addictions et de la protection de l’enfance
• Nombre d’adhérents, dont d’Hendayais, et les tranches d’âge concernées
• Les réserves propres à l’association : Si l’association dispose d’une réserve financière d’un montant égal à 2 fois la subvention perçue de la Commune indiquée sur le bilan financier du dernier exercice clos, la ville d’HENDAYE ne versera pas de subvention tant que le montant de la réserve dépassera le montant du calcul fait). Toutefois, cette clause de non versement pourra être révisée sur la base d’une déclaration sur l’honneur argumentant précisément le besoin de l’actif (besoin d’un fonds d’économies en prévision d’un investissement à réaliser, besoin de trésorerie pour paiements de salaires…)
• La mise à disposition, ponctuelle ou récurrente, d’un local

Subvention exceptionnelle ou évènementielle

La demande devra être motivée par :

• Un événement ou une manifestation ayant un impact sur HENDAYE
• Un équipement, un investissement ou la location d’un CTS (chapiteaux-tentes-structures)

La demande devra être distincte de la demande de subvention de fonctionnement.

La demande formulée au titre du versement d’une subvention exceptionnelle concernant l’anniversaire de l’association ne concernera que les décennies.

Projets inter-associations

Une subvention exceptionnelle pourrait être accordée par la collectivité publique auprès d’associations qui se fédéreraient afin d’aboutir à la création :

1. d’un projet dynamique intéressant plusieurs publics
2. d’un projet intéressant une thématique orientée :
   • vers l’intergénérationnel
   • associant les personnes en situation de handicap
   • vers un objectif interculturel
3. d’un projet orienté vers un public jeune

Toute subvention non utilisée doit être restituée avant la clôture de l’exercice.

ARTICLE 3 :  Conditionnalité des aides

Conformément à sa politique en faveur de la transition écologique, la Ville d’Hendaye souhaite privilégier les associations qui portent un projet compatible avec une démarche de développement durable sous ses aspects économiques, environnementaux, sociaux et culturels telle que, par exemple :

• L’accessibilité du projet à tout public (personnes à mobilité réduite, jeunes, personnes défavorisées) : mise en place d’actions dédiées, présence d’un encadrement adapté, politique tarifaire consentie,…
• L’engagement à respecter le droit fondamental à l’égalité des femmes et des hommes : participation équilibrée au sein des organes dirigeants (Conseil d’administration, Bureau), suppression des écarts de salaire,…
• L’attention portée à l’impact local des actions de l’association, de ses manifestations : préférence pour la production locale, bio, de saison, pour les circuits courts, pour le commerce équitable, utilisation de la monnaie locale Eusko, consommation énergétique raisonnée…
• La réduction, l’optimisation des déplacements : limitation des déplacements, incitation aux modes de déplacements alternatifs (vélo, marche) et valorisation du covoiturage…
• La gestion et la prévention des déchets : sensibilisation et formation des intervenants et bénévoles au tri sélectif, mise en place du tri sélectif avec une signalétique claire et incitative, utilisation de vaisselle réutilisable, arrêt de l’utilisation des bouteilles plastique,
• Le choix de matériaux respectueux de l’environnement et d’outils de communication éco-conçus : (en interne ou chez l’imprimeur, utilisation de papier recyclé ou labellisé PEFC ou FSC, d’encres végétales, réutilisation de supports non datés permettant la réutilisation d’une année sur l’autre, utilisation de supports de communication dématérialisés, bannissement de l’affichage sauvage,…)

A cet effet, parmi les documents constituant sa demande de subvention, l’Association partenaire de la Commune évalue sa démarche éco-responsable en s’obligeant à mentionner

• dans son rapport d’activités, le détail des actions concrètes contribuant au respect de l’environnement et au développement durable qu’elle a réalisées au cours de l’exercice écoulé,
• dans son programme pour l’année à venir, le détail des actions qu’elle envisage en ces termes.

ARTICLE 4 : Associations éligibles

L’attribution de subvention n’est pas une dépense obligatoire pour la commune. Elle est soumise à la libre appréciation du conseil municipal. Seule l’assemblée délibérante peut déclarer une association éligible ou pas. La subvention est facultative, précaire et conditionnelle.

Pour être éligible, l’association doit :

• Être une association dite loi 1901 ou une coopérative scolaire,
• Avoir son siège social, son activité principale ou un impact réel pour la ville d’HENDAYE,
• Avoir des activités conformes à la politique générale de la commune d’HENDAYE (cf. article 5)
• Avoir présenté une demande conformément aux dispositions des articles 8 et 9 du présent règlement

Attention : toute association ne peut être subventionnée. Les associations à but politique ou religieux (référence à la loi de séparation des Eglises et de l’Etat du 9 décembre 1905) ainsi que celles ayant occasionné des troubles de l’ordre public ne peuvent prétendre à une subvention d’une collectivité locale.

ARTICLE 5 :   Les obligations administratives et comptables pour l’association

L’association ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l’a accordée. Le contrôle a pour but de juger du bon emploi de la subvention par rapport à l’objectif prévu.

Toute association qui sollicite une subvention auprès de la collectivité publique a pour obligation de présenter aux représentants de la commune l’état des comptes bancaires.

ARTICLE 6 :  Reversement d’une subvention à un autre organisme

Impossible, sauf si l’association y a été autorisée par la collectivité qui l’a subventionnée à l’origine. Depuis l’article de la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification du droit, l’article L 1611-4 dispose expressément « qu’il est interdit à tout groupement ou toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention d’en employer tout ou partie en subventions à d’autres associations, sauf lorsque cela est expressément prévu dans la convention conclue entre la collectivité et l’organisme subventionné ».

ARTICLE 7 : Les catégories d’association

• Culture : arts plastiques, musique, chant, danse, théâtre,  photo, …
• Sport : tous sports y compris gymnastique volontaire et techniques de relaxation, Sport scolaire
• Services communs famille
• Services communs logement
• Animations : groupe d’activité et d’animations diverses, couture, jeux de société…
• Intervention économique
• Pompiers incendie secours
• ONG – Humanitaire
• Objectif civique et (ou) citoyen
• Classes regroupées
• Patrimoine culturel
• Services communs santé
• Politique de la ville
• Gestion des ressources humaines
• Fêtes
• Autres associations : associations n’entrant dans aucune des catégories précédentes et pour lesquelles les critères de calcul de subventions ci-dessous définis, ne peuvent être appliqués (coopératives scolaires, fédérations anciens combattants et autres, associations caritatives…).

ARTICLE 8 :  Présentation des demandes de subvention

Afin d’obtenir une subvention, l’association est tenue d’en faire la demande sur le formulaire spécifique de la ville d’HENDAYE,

disponible en mairie ou sur le site de la commune.

Ce formulaire, accompagné des documents demandés (voir dossier de subvention), doit être déposé au plus tard avant le 30 octobre, afin d’être pris en compte pour les subventions de l’année suivante.

Attention, tout dossier non complet ou déposé après la date, ne pourra pas être traité.

ARTICLE 9 :  Description du déroulement de la procédure de subvention à HENDAYE

1. Retour impératif des dossiers complétés pour l’année suivante le 30 octobre au plus tard
2. Vérification administrative des dossiers
3. Présentation des dossiers en commission
4. Vote de la subvention par le Conseil municipal

Paiement à réception de la demande de versement ; pour les subventions exceptionnelles ou évènementielles après production de tous les documents justificatifs.

ARTICLE 10 : Décision d’attribution

Pour être étudiée, toute demande de subvention devra être complète :

• Un engagement sur l’honneur du président(e) de l’association de l’exactitude des mentions portées à la connaissance de la Ville
• Le dossier de demande de subvention complété, à minima en français, avec ses annexes
• Tous les documents demandés (voir liste en dernière page du dossier)

Le montant de la subvention est non révisable à la hausse, même si la dépense réalisée dépasse le coût prévisionnel de l’opération. Si la dépense n’atteint pas le coût prévisionnel de l’action, la subvention est versée au prorata du montant des dépenses effectivement justifiées.

Le versement de la subvention sera effectué sur demande écrite du bénéficiaire selon les modalités décrites dans le dossier, sur production des pièces demandées.

L’opération pour laquelle une subvention communale est attribuée doit être effectivement réalisée dans l’année concernée.

A l’expiration de ces délais, la caducité de la subvention sera confirmée au bénéficiaire. Une procédure de reversement sera engagée pour les sommes déjà versées et non justifiées.

Sur la base d’un dossier complet, le Conseil Municipal prend une décision d’attribution formalisée par délibération, après étude par la commission des finances.

ARTICLE 11 : Durée de validité des décisions

La validité de la décision prise par le Conseil Municipal est fixée à l’exercice à laquelle elle se rapporte. Si à l’expiration de ce délai, les pièces justificatives demandées ne sont pas fournies, l’association perd le bénéfice de la subvention.

ARTICLE 12 : Paiement des subventions

Le versement s’effectue par virement sur compte bancaire, sous réserve de la production de l’intégralité des pièces justificatives, sauf dispositions particulières. Les subventions seront versées (sauf cas particuliers et sur demande) de la manière suivante :

• Jusqu’à 5 000 € en une fois :  en mars
• De 5001 € à 10 000 € en deux fois : en mars et en mai
• De 10 001 € à 50 000 € en 3 fois : en mars, mai et juillet
• Supérieures à 50 001 € en 4 fois : en mars, mai, juillet et septembre

ARTICLE 13 : Mesures d’information au public

Les associations bénéficiaires de subventions municipales doivent mettre en évidence par tous les moyens dont elles disposent, le concours financier de la commune.

ARTICLE 14 : Modification de l’association

L’association fera connaître à la commune, dans un délai d’un mois, tous les changements survenus dans son administration ou sa direction et transmettra à la commune ses statuts actualisés.

ARTICLE 15 : Locaux associatifs

Les associations bénéficiant de subventions publiques et susceptibles d’accueillir du public dans leurs locaux s’engagent à respecter les réglementations en matière de sécurité et d’accessibilité des locaux concernés.

ARTICLE 16 : Respect du règlement

L’absence totale ou partielle du respect des clauses du présent règlement pourra avoir pour effets :

• L’interruption de l’aide financière de la collectivité
• La demande de reversement en totalité ou partie des sommes allouées (si subvention exceptionnelle ou événementielle)
• La non prise en compte des demandes de subvention ultérieures présentées par l’association

ARTICLE 17 : Litiges

En cas de litige, l’association et la commune s’engagent à rechercher une solution amiable.

En l’absence de solution amiable, il est expressément stipulé que le Tribunal Administratif de Pau est seul compétent pour tous les différends que pourrait soulever l’application du présent règlement.

Les informations relatives aux voies de recours peuvent être obtenues auprès du Greffe du Tribunal.